Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung umfasst folgende Module:

Adressbuch Teamleiter Mitarbeiter

Das Adressbuch bietet eine eingeschränkte Sicht auf die Benutzerverwaltung. Für Mitarbeiter dient das Adressbuch als reines Informationssystem und enthält nur deren öffentlich zugänglichen Daten.

Mitarbeiter suchen

Die Mitarbeitersuche im Adressbuch ist analog zur Suche in der Benutzerverwaltung. Die Funktionsweise finden Sie hier beschrieben.

Benutzerverwaltung Manager

Mit der Benutzerverwaltung können die Daten der Mitarbeiter, die mit dem System interagieren, verwaltet werden.

Aufbau

Pro Mitarbeiter wird Ihnen eine Kachel angezeigt. Die Kachel enthält ein Bild und ggf. die Durchwahl des Mitarbeiters, sofern diese angegeben ist. Wenn Sie ein Mitarbeiterbild hinterlegt haben, wird Ihnen dieses angezeigt, andernfalls ein Standardbild. CheroKey zeigt standardmäßig zwölf Mitarbeiter auf einer Seite an. Sobald Sie mehr als zwölf Mitarbeiter haben, werden diese auf mehrere Seiten verteilt. Die Seiten können Sie entweder über Vorherige MitarbeiterNächste Mitarbeiter wechseln oder direkt auf eine Seite springen, indem Sie auf die entsprechende Seitennummer - unterhalb der Mitarbeiter - klicken. Die Ansicht der Daten eines Mitarbeiters erhalten Sie, indem Sie auf die entsprechende Kachel klicken. Die Mitarbeiterdaten lassen sich in Gruppen klassifizieren. Standardmäßig sehen Sie zunächst den Teilbereich "Kontaktdaten". Sie können zwischen den einzelnen Bereichen wechseln, indem Sie auf den entsprechenden Link dafür klicken.

Austrittsdatum eines Mitarbeiters eintragen

Ein Austrittsdatum kann nur festgelegt werden, wenn ein Eintrittsdatum vorliegt, da der Resturlaub anhand des Eintrittsdatums errechnet wird. Um ein Austrittsdatum für einen Mitarbeiter einzutragen, klicken Sie zunächst auf die Ansicht des gewünschten Mitarbeiters. Klicken Sie dort auf den dafür vorgesehenen Link. Daraufhin erhalten Sie ein neues Fenster und Sie können dort das Austrittsdatum eingeben. Sobald Sie ein Datum selektiert haben, werden Ihnen der errechnete Urlaubsanspruch, sowie einige Daten, die dessen Berechnung erfordern, vorgelegt. Des Weiteren wird Ihnen ein Bild, welches die Herleitung der Formel aufzeigt, dargestellt. Mit Klick auf "zurück" gelangen Sie auf die Ansicht des Mitarbeiters zurück. In diesem Fall werden keine Daten gespeichert.

Mit Klick auf "Datum übernehmen" speichern Sie nur das Datum ab. Sie gelangen daraufhin automatisch auf die Ansicht des Mitarbeiters zurück, die bereits das Austrittsdatum beinhaltet. An dieser Stelle müssen Sie selbst den Urlaubsanspruch mit einem Urlaubskonto verrechnen und entsprechend korrigieren.

Wenn Sie sowohl das Austrittsdatum als auch den errechneten Urlaubsanspruch übernehmen möchten, klicken Sie bitte auf "Alles übernehmen". Sofern der Austritt im laufenden Kalenderjahr liegt, erfolgt eine automatische Anpassung des Resturlaubs mit dem Urlaubsanspruch. Liegt der Austritt im neuen Jahr, wird der Jahresurlaub automatisch angepasst und der Resturlaub bleibt unverändert. Darüber hinaus wird in beiden Fällen ein Logeintrag erstellt, der die Nachvollziehbarkeit gewährleisten soll.

Bsp: Ein Mitarbeiter hat Mitte November noch 5 Tage Resturlaub und tritt zum 31.01. des neuen Jahres aus. Für das neue Jahr hat er somit 1/12 Anspruch (bei einem 40h Arbeitszeitmodel sind das 2,5 sprich 3 Tage Urlaub). Somit wird der Jahresurlaub auf 3 Tage gesetzt und der Resturlaub bleibt auf 5 Tage. Zum Jahreswechsel wird der Jahresurlaub automatisch mit dem bestehenden Resturlaub verrechnet.

Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, werden auf ganze Urlaubstage aufgerundet (Urlaubsanspruch). Falls es genehmigte Urlaube gibt, die nach dem Austritt liegen, werden diese auf das Urlaubskonto gutgeschrieben und vom System entfernt, da diese nicht relevant sind. Gibt es Urlaube, die das Austrittsdatum beinhalten, wird entsprechend ein Teil der Urlaubszeit gutgeschrieben. Auch im Fall von alles übernehmen gelangen Sie automatisch auf die Ansicht des Mitarbeiters zurück, die bereits das Austrittsdatum sowie den aktualisierten Urlaub anzeigt.

Ein bereits eingetragenes Austrittsdatum kann nicht mehr verändert werden.

Sehen Sie hier, wie sich der Urlaubsanspruch errechnet: Berechnung des Urlaubsanspruchs

Sehen Sie hier, wie der errechnete Urlaubsanspruch mit einem Urlaubskonto verrechnet wird: Anpassung des Urlaubsanspruchs

Fachkompetenzen verwalten

Sie können Ihren Mitarbeitern Fachkompetenzen zuweisen. Diese können über den Link "Fachkompetenzen verwalten" verwaltet werden. Sie gelangen auf eine neue Seite, die alle hinterlegten Fachkompetenzen auflistet. Es können neue Kompetenzen angelegt, vorhandene bearbeitet oder gelöscht werden. Die Verwaltung erfolgt analog zu Abteilungen oder Positionen.

Gleitzeit eines Mitarbeiters anpassen

Klicken Sie hierfür auf den dafür vorgesehenen Link in der Ansicht des gewünschten Mitarbeiters. Daraufhin erhalten Sie ein Dialogfenster und Sie können dort einen Betrag eingeben, um den die Gleitzeit korrigiert werden soll sowie eine Bemerkung. Mit Klick auf "Hinzufügen" speichern Sie den Betrag ab und gelangen automatisch auf die Ansicht des Mitarbeiters zurück, die bereits den aktualisierten Gleitzeitstand anzeigt.

HINWEIS: All die Gleitzeit, die Ihre Mitarbeiter auf- bzw. abbauen, werden mit dem hier angegebenen Betrag verrechnet. Vereinfacht lässt sich sagen, dass nach jeder Änderung an den Gleitzeitstunden, sei es über einen Auf- bzw. Abbau oder über eine Urlaubsberechnung, automatisch das Gesamt-Gleitzeitkonto aktualisiert wird, sowohl hier als auch in der Zeiterfassung. Zusätzlich werden bei jeder Änderung automatisch Logeinträge erzeugt, die über die Historie eingesehen werden können. Die Gleitzeitstände werden jeden Monat automatisch vom System gesichert. Bei Mitarbeitern, die Gleitzeit im Monat haben, werden die Stunden zu Beginn eines jeden Monats genullt. Weitere Informationen, wie die Gleitzeit im Stundenzettel einfließt oder in der Urlaubsberechnung berücksichtigt wird finden Sie in den entsprechenden Kapiteln.

Jahresgehalt eines Mitarbeiters eintragen

Um das Jahresgehalt eines Mitarbeiters einzutragen, gehen Sie bitte zunächst auf die Ansicht des gewünschten Mitarbeiters. Klicken Sie dort auf den dafür vorgesehenen Link. Daraufhin öffnet sich eine neue Seite. Diese listet, sofern vorhanden, die bisherigen Jahresgehälter auf. Des Weiteren können Sie dort ein neues Gehalt hinzufügen, indem Sie auf den entsprechenden Link dafür klicken. Geben Sie die Daten ein und klicken auf speichern, um das Jahresgehalt zu speichern. Über den zurück gelangen Sie auf die Ansicht des Mitarbeiters zurück. Dort sehen Sie auch gleich das aktuelle Jahresgehalt.

Jahresurlaub eines Mitarbeiters anpassen

Um den Jahresurlaub eines Mitarbeiters anzupassen, gehen Sie zunächst auf die Ansicht des gewünschten Mitarbeiters. Klicken Sie in der Ansicht auf den dafür vorgesehenen Link. Daraufhin erhalten Sie ein Dialogfenster und Sie können dort einen Betrag eingeben, um den der Jahresurlaub korrigiert werden soll sowie eine Bemerkung. Wenn der Mitarbeiter ein irreguläres Arbeitszeitmodell hat, kann der Betrag nur in Stunden angegeben werden. Andernfalls können Sie zwischen Tagen und Stunden wählen. Mit Klick auf "Hinzufügen" speichern Sie den Betrag ab und gelangen automatisch auf die Ansicht des Mitarbeiters zurück, die bereits den aktualisierten Jahresurlaub anzeigt.

HINWEIS: Nach solch einer Änderung wird automatisch ein Logeintrag erzeugt, der die Änderung protokolliert und in der Historie eingesehen werden kann. Der Jahresurlaub bzw. Urlaubsanspruch wird lediglich beim Jahreswechel berücksichtigt. Zum Jahreswechsel wird dieser automatisch mit dem Resturlaub verrechnet und der neue Wert wird entsprechend als Resturlaub eingetragen.

Mitarbeiter anlegen

Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicken Sie in der Suchleiste auf den Link "Neuen Mitarbeiter". Es öffnet sich die Eingabemaske und Sie können die benötigten Daten eingeben. Mit einem Klick auf speichern werden die Daten gespeichert, unabhängig davon, in welcher Eingabemaske sie sich befinden. Zum Speichern Ihrer Daten reicht also ein Klick vollkommen aus. Ihren Vorgang brechen Sie mittels abbrechen ab.

Mitarbeiter editieren

Wählen Sie den zu bearbeitenden Mitarbeiter aus und klicken Sie auf editieren, um die Editieransicht zu erhalten. Tragen Sie dort Ihre Änderungswünsche ein. Um die Änderungen zu speichern klicken Sie auf speichern. Mit einem Klick auf abbrechen verwerfen Sie nicht gespeicherte Änderungen und stellen den vorherigen Zustand wieder her.

HINWEIS: Der Rest- und Jahresurlaub, die Gleitzeit, der Jahresgehalt sowie das Austrittsdatum können in der Editieransicht nicht bearbeitet werden. Diese müssen bei Bedarf seperat editiert werden. Wie das geht, können Sie im entsprechenden Menüpunkt nachlesen.

Mögliche Eingabedaten

Die möglichen Eingabedaten lassen sich weitestgehend in drei Gruppen klassifizieren. Folgende Daten können erfasst werden:

• Mitarbeiterdaten inklusive der Daten zu Vetragsmodalitäten
• Kontakt- und Adressdaten
• Bankdaten

Die Angaben zur Person, wie Vor- & Nachname, Geburtsdatum, etc., stehen Ihnen unabhängig davon zur Verfügung.


Im folgenden finden Sie eine Tabelle, die sämtliche Daten und deren Bedeutung aufführt. Bitte beachten Sie, dass nur die Daten aufgelistet werden, die nicht selbsterklärend sind bzw. die eine besondere Bedeutung haben.

Daten Bedeutung
Adresse (geschäftlich) Folgende Funktion ist nur für Kunden verfügbar, die das ERP nutzen. Sofern Sie in "Mein Unternehmen" Daten - speziell für die Adresse - hinterlegt haben, können Sie diese beim Anlegen bzw. Bearbeiten von Mitarbeitern übernehmen. Setzen Sie hierfür ein Häkchen, wenn Sie dieses Verhalten haben möchten. Ist diese Option gesetzt, werden immer die aktuellen Adressdaten aus "Mein Unternehmen" angezeigt. Des Weiteren können Sie in diesem Fall die Daten nicht verändern.
Anzeigename Der Anzeigename ist zugleich der Anmeldename und daher zwingend erforderlich. Das Format können Sie selbst festlegen.
Austrittsdatum Hiermit können Sie das Datum angeben, zu dem ein Mitarbeiter die Firma verlässt. Das Austrittsdatum dient zur Errechnung des Resturlaubs, der dem Mitarbeiter bis zum Austritt zusteht. Dieses Feld finden Sie in der Eingabemaske nicht vor. Sie können lediglich über die Ansicht eines Mitarbeiters dessen Austrittsdatum angeben. Dafür muss der Mitarbeiter aber ein Eintrittsdatum besitzen. Lesen Sie Hier mehr dazu.
Fachkompetenz Sie können hiermit Ihren Mitarbeitern Fachkompetenzen zuweisen. Dazu können Sie entweder aus einer Liste vorhandener Kompetenzen auswählen oder neue definieren, die beim Speichern der Mitarbeiterdaten automatisch mit gespeichert werden.
Geräte Hier werden Ihnen alle Geräte bzw. Ressourcen, die der Mitarbeiter besitzt, aufgezeigt. Dies steht allerdings nur zur Verfügung, wenn Sie unseren Ressourcen-Manager nutzen.
Gleitzeit im Monat Sie können festlegen, ob ein Mitarbeiter Gleitzeit im Monat haben soll oder nicht. Gleitzeit im Monat bedeutet, dass ein Mitarbeiter seine Gleitzeit, die er in einem Monat aufbaut auch gleich in diesem Monat wieder abbauen sollte, ansonsten verfällt die Gleitzeit zum Monatsende. Setzen Sie hierfür ein Häkchen, wenn Sie dieses Verhalten haben möchten.
Gleitzeitstunden Die Gleitzeitstunden, die Sie hier sehen, sind als die Gesamt-Gleitzeit zu verstehen. Die Gleitzeitstunden von hier werden auch in der Zeiterfassung im Tabellenkopf angezeigt und bilden die Grundlage für Gleitzeiturlaubsberechnungen. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, können Sie ihm hierüber eine initiale Gleitzeit zuweisen. In der Editiermaske ist das Feld nicht zu finden. Sie können lediglich über die Ansicht eines Mitarbeiters dessen Gleitzeit korrigieren. Hier können Sie nachlesen, wie das geht.
IBAN Die IBAN wird automatisch nach der Eingabe von Kontonummer und Bankleitzahl berechnet.
Jahresgehalt Hier können Sie Ihren Mitarbeitern ein Jahresgehalt zuweisen. Dies können Sie allerdings nur über die Ansicht eines Mitarbeiters vornehmen. Das bedeutet, der Benutzer muss zuvor im System angelegt sein. Hier können Sie nachlesen, wie Sie den Jahresgehalt eintragen.
Jahresurlaub Hierüber können Sie den Jahresurlaub bzw. den Urlaubsanpruch für Ihre Mitarbeiter festlegen. Beim Anlegen eines Mitarbeiters können Sie den Jahresurlaub initial zuweisen. In der Bearbeitungsmaske eines Mitarbeiters können Sie den Jahresurlaub nicht verändern. Dies ist lediglich über die Ansicht eines Mitarbeiters möglich. Wie das geht finden Sie hier beschrieben. Zum Jahreswechsel wird der neue Urlaubsanspruch automatisch mit dem Resturlaub verrechnet. Zusätzlich wird ein Logeintrag erzeugt, welcher die Änderung protokolliert und in der Historie eingesehen werden kann.

Annahme: Sie haben Ende Dezember noch 2 Tage Resturlaub und Ihr Jahresurlaub bzw. Ihr Urlaubsanspruch beträgt 30 Tage, dann starten Sie im neuen Jahr mit 32 Tagen Resturlaub.
Kostensatz Der Kostensatz (interne Stundensatz) setzt sich aus Gehalt, Infrastruktur und Organisatorischem zusammen. Der Kostensatz ist auf ein Jahr festgelegt und ist für jedes Projekt gleich. Dieser bildet die Grundlage für die Soll- & Ist-Kostenberechnung und wird in € angegeben.
Passwort Hierüber können Sie das Passwort für Ihre Mitarbeiter festlegen bzw. ändern. Dies wird für die Anmeldung an CheroKey benötigt.
Resturlaub Hiermit können Sie den Resturlaub für Ihre Mitarbeiter festlegen. Dieser wird in der Zeiterfassung im Tabellenkopf angezeigt und bildet die Grundlage für sämtliche Urlaubsberechnungen vom Typ regulärer und halbtags Urlaub. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, können Sie ihm dort einen initialen Resturlaub vergeben. In der Editiermaske ist das Feld nicht zu finden. Sie können lediglich über die Ansicht eines Mitarbeiters dessen Resturlaub korrigieren. Hier können Sie nachlesen, wie Sie den Resturlaub am besten anpassen.
Stellvertreter Als Stellvertreter können Sie jeden x-beliebigen Mitarbeiter festlegen.
SWIFT Die SWIFT (BIC) wird nach der Eingabe der Bankleitzahl automatisch berechnet.
Titel Akademischer Titel, wie beispielsweise "Dipl."
Vorgesetzte Mögliche Vorgesetzte sind diejenigen, die in Ihrem Unternehmen über dem aktuellen Mitarbeiter stehen.
Terminal BenutzerID Die 4 stellig BenutzerID um sich an einem Terminal anzumelden. Wird das Feld leer gelassen wird eine zufällige generiert.
Terminal Pass Code Der 4 stellig Terminal Pass Code um sich an einem Terminal anzumelden. Wird das Feld leer gelassen wird eine zufällige generiert.

HINWEIS: Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Sowohl bei den Kontakt- als auch bei den Adressdaten können private und geschäftliche Daten Ihrer Mitarbeiter hinterlegt werden.

Mitarbeiter suchen

Im Suchfeld können Sie nach Mitarbeiternamen oder nach Abteilungsnamen bzw. Abteilungsabkürzung suchen. Über das suchen Symbol oder die Eingabetaste kann die Suche abgesendet werden. Wenn Sie nach dem Abteilungsnamen suchen möchten, werden Ihnen alle Mitarbeiter angezeigt, die der Abteilung zugeordnet sind. Wenn Sie nach Mitarbeiternamen suchen, werden Ihnen alle Mitarbeiter angezeigt, deren Vor- oder Nachname dem Suchbegriff entspricht.

Um nach der Suche wieder alle Mitarbeiter angezeigt zu bekommen, klicken Sie im Suchfeld auf das abbrechen.

Mitarbeiter inaktiv setzen

Mitarbeiter können in CheroKey nicht gelöscht werden. Hierzu gibt es die Funktion Mitarbeiter inaktiv setzen. Inaktive Mitarbeiter können sich nicht mehr am System anmelden.

Um einem Mitarbeiter den Status inaktiv zuzuweisen, bewegen Sie bitte Ihren Mauszeiger über den gewünschten Mitarbeiter - Sie erhalten folgendes löschen Symbol. Klicken Sie auf dieses, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie einen Grund für den Statuswechsel eingeben können. Ein Klick auf den Löschen-Button schließt die Aktion ab. Mit einem Klick auf Abbrechen, kehren Sie zur Benutzerverwaltung zurück.

Die inaktiven Mitarbeiter werden Ihnen in der gleichnamigen App aufgelistet. Dort können die Mitarbeiter bei Bedarf wiederhergestellt werden. Mehr dazu finden Sie hier.

Mitarbeiterbild hinterlegen

In CheroKey ist es möglich, für jeden Mitarbeiter in der Benutzerverwaltung und im Adressbuch ein Bild anzuzeigen. Sie hinterlegen ein Bild, indem Sie in der entsprechenden Maske, sei es die Eingabe- bzw. Editiermaske, im Bereich "Mitarbeiterdaten" in das Bildauswahlfeld klicken. Im folgenden Dialog wählen Sie das gewünschte Bild aus.

Das hochzuladende Bild muss im png-Format vorliegen. Andere Formate werden nicht unterstützt.

Mitarbeiterdaten aller Mitarbeiter als CSV-Datei exportieren

Über den Link "MA-Datenexport" können die Daten aller Mitarbeiter (Daten der Gruppe Mitarbeiterdaten inklusive Vertragsdaten) als CSV-Datei exportiert werden. Diese Datei können Sie mit einer Tabellenkalkulationssoftware Ihrer Wahl öffnen.

Nachbildung einer Organisationsstruktur

Wenn Sie einen Mitarbeiter anlegen bzw. editieren, können Sie diesem einen Vorgesetzten und einen Stellvertreter zuweisen und somit lässt sich eine Organisationsstruktur ableiten.

Resturlaub eines Mitarbeiters anpassen

Um den Resturlaub eines Mitarbeiters anzupassen, gehen Sie zunächst auf die Ansicht des gewünschten Mitarbeiters. Klicken Sie in der Ansicht auf den dafür vorgesehenen Link. Daraufhin erhalten Sie ein Dialogfenster und Sie können dort einen Betrag eingeben, um den der Resturlaub korrigiert werden soll sowie eine Bemerkung. Wenn der Mitarbeiter ein irreguläres Arbeitszeitmodell hat, kann der Betrag nur in Stunden angegeben werden. Mit Klick auf "Hinzufügen" speichern Sie den Betrag ab und Sie gelangen automatisch auf die Ansicht des Mitarbeiters zurück, die bereits den aktualisierten Resturlaub anzeigt.

HINWEIS: Nach jeder Änderung am Urlaubskonto wird der Betrag automatisch aktualisiert - sowohl hier als auch in der Zeiterfassung. Zusätzlich wird bei jeder Änderung automatisch ein Logeintrag erzeugt, der in der Historie eingesehen werden kann. Weitere Informationen, wie der Urlaubsbetrag im Stundenzettel einfließt oder in der Urlaubsberechnung berücksichtigt wird finden Sie in den entsprechenden Kapiteln.

Zuordnung eines Arbeitszeitmodells

Über die Benutzerverwaltung ist es möglich, den Mitarbeitern ein Arbeitszeitmodel zuzuordnen. Sofern Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, ist standardmäßig immer das erste Arbeitszeitmodel aus der Liste selektiert. Editieren Sie jedoch einen Mitarbeiter, dann ist dessen aktuelles Arbeitszeitmodell selektiert. Es ist daher nicht möglich, kein Arbeitszeitmodel anzugeben. Genauere Informationen über Arbeitszeitmodelle finden Sie unter Arbeitszeitmodelle. Sie können jederzeit Ihren Mitarbeitern ein anderes Arbeitszeitmodell zuweisen. Bitte beachten Sie hierfür, das aktuell das neue Arbeitszeitmodell erst ab dem 01. des nächsten Monats wirksam wird.

Zuordnung eines Vertrags

Über die Benutzerverwaltung ist es möglich, Ihren Mitarbeitern einen Vertrag zuzuordnen. Wählen Sie hierfür in der Eingabemaske - sowohl beim Anlegen als auch beim Bearbeiten - einen Vertrag aus der dafür vorgesehenen Auswahlliste aus. Nach der erfolgreichen Speicherung der Daten werden die Felder für Probezeit und Kündigungsfrist automatisch befüllt.

Inaktive Mitarbeiter Manager

In diesem Bereich werden alle Mitarbeiter angezeigt, die inaktiv gesetzt sind. Es ist möglich in den inaktiven Mitarbeitern zu suchen, wie in Mitarbeiter suchen beschrieben.

Mitarbeiter wiederherstellen

Sie setzen einen Mitarbeiter wieder aktiv, indem Sie zunächst auf den zu aktivierenden Mitarbeiter klicken. In der nachfolgenden Ansicht klicken Sie bitte auf aktivieren, um die Aktivierung anzustoßen. Im Erfolgsfall werden Sie dann sofort auf das Profil des Mitarbeiters weitergeleitet und können diesen dort wie gewohnt verwalten.