Projektreporte

Projektreporte Manager

Das Projektreporting dient zur Erstellung von Reports, die Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung bzw. Fahrten aus der Fahrtenverwaltung enthalten. In der Übersicht werden Ihnen die letzen 15 Projektreporte nach Datum sortiert in Form einer Tabelle angezeigt. Sofern Sie mehr als 15 Projektreporte in Ihrem System haben, werden diese auf mehreren Seiten verteilt. Die Seiten können Sie entweder über die entsprechenden Pfeile wechseln oder direkt auf eine Seite springen, indem Sie auf die entsprechende Seitennummer - unterhalb der Projektreporte - klicken.

Projektreport anlegen

Einen neuen Projektreport können Sie nur bei einem Auftrag erstellen. Der Auftrag muss zusätzlich einem Projekt aus der Projektverwaltung zugeordnet sein. Außerdem sollte eine der Auftragspositionen einem Zeitkonto zugeordnet sein.

Für die Auswahl des Zeitkontos gibt es folgende Optionen:

Option 1: Wird bei einer Position das Zeitkonto 'Alle' ausgewählt, werden die Daten von allen Zeitkonten, die zum Projekt gehören, genommen. Hierfür sollte nur eine Position im Auftrag angegeben werden.

Option 2: Wird bei einer Position ein spezielles Zeitkonto ausgewählt, sollte darauf geachtet werden, ob die Position im Projektreport als Fahrt oder als Arbeitszeit genutzt wird. Wenn die Position als Arbeitszeit genutzt werden soll, sollte als Einheit Stunden angegeben werden, da der Projektreport bei der Erstellung der Rechnung die geleistete Arbeitszeit in Stunden zusammenrechnet. Sofern die Position als Fahrt genutzt werden soll, sollte als Einheit Kilometer angegeben werden, da der Projektreport bei der Rechnungserstellung die gefahrene Strecke in Kilometern zusammenrechnet. Hier können auch mehrere Positionen mit verschiedenen Zeitkonten ausgewählt werden.

Option 3: Wird bei einer Position das Zeitkonto 'Ohne' ausgewählt, muss beachtet werden, dass solche Positionen im Projektreport nicht aufgelistet werden. Sobald eine Rechnung zum Projektreport erstellt wird, werden diese Positionen angezeigt. Die Positionen können dann wie gewohnt verändert und zur Rechnung hinzugefügt werden. Solche Positionen eignen sich, um beispielsweise Spesen in Rechnung zu stellen.

Sind die Vorraussetzungen gegeben gehen Sie zunächst vor wie in Auftrag einsehen beschrieben und klicken Sie auf den entsprechenden Link zur Erstellung eines Projektreports.

Anschließend erscheint eine Eingabemaske und Sie können Ihre Daten eintragen. Geben Sie den Zeitraum an, für den der Projektreport gelten soll. Klicken Sie anschließend auf "Neu Laden", um die darunter befindlichen Daten zu aktualisieren. Der Projektreport zeigt geordnet nach den Auftragspositionen die Arbeitszeiten bzw. Fahrten von Mitarbeitern aus der Benutzerverwaltung für den angegeben Zeitraum an.

Möchten Sie einen Datensatz übernehmen, so setzen Sie einen Haken neben den Namen der Person. Mit einem Klick auf speichern werden die ausgewählten Daten gespeichert. Ihren Vorgang brechen Sie mittels abbrechen ab.

Projektreport suchen

Sie können nach Projektreporten suchen. Ihnen stehen hier fünf Suchkriterien zur Verfügung. Standardmäßig können Sie nach der Rechnungsnummer suchen. Weitere Suchkriterien sind der Status, das Lieferscheindatum, der Kunde, sowie die Auftragsnummer. Selektieren Sie zunächst Ihr Kriterium und tragen Sie anschließend den Suchbegriff in das dafür vorgesehene Feld ein. Falls Sie nach einem Lieferscheindatum suchen möchten, wählen Sie bitte ein Datum im Feld aus. In allen Fällen stoßen Sie den Suchvorgang mit Klick auf suchen an. Ihnen werden immer nur die Projektreports angezeigt, die dem Suchbegriff entsprechen. Sofern keine passenden Suchergebnisse gefunden werden können, wird Ihnen eine leere Tabelle mit entsprechendem Hinweis angzeigt.

Ihre Suchergebnisse heben Sie auf, indem Sie auf abbrechen innerhalb des Suchfeldes klicken. Somit gelangen Sie zur Übersicht aller Projektreporte zurück.

Projektreport einsehen

Bewegen Sie hierfür Ihren Mauszeiger über die Projektreporteinträge hinweg, bis Sie am Ende der Zeile zwei Symbole sehen. Klicken Sie auf anzeigen, um die Ansicht des Projektreports zu erhalten.

Projektreport editieren

Gehen Sie bitte zunächst vor wie in Projektreport einsehen beschrieben, um die Projektreportansicht zu erhalten. Dort klicken Sie auf den dafür vorgesehenen Link, um die Editieransicht zu erhalten. Tragen Sie dort Ihre Änderungswünsche ein. Um die Änderungen zu speichern klicken Sie auf speichern. Mit einem Klick auf abbrechen verwerfen Sie nicht gespeicherte Änderungen und stellen den vorherigen Zustand wieder her.

HINWEIS: Sobald dem Projektreport eine Rechnung zugeordnet ist, die den Status "neu" verlassen hat, darf dieser nicht mehr bearbeitet werden. Die aufgelisteten Arbeitszeiten können in diesem Fall auch nicht mehr verändert werden.

Projektreport löschen

Zum Löschen eines Projektreports gehen Sie zunächst vor wie in Projektreport einsehen beschrieben. Klicken Sie auf löschen, um den Löschvorgang anzustoßen. Im Erfolgsfall verschwindet der Projektreport sofort aus der Liste.

Arbeitszeiten im Projektreport editieren

Es besteht die Möglichkeit Arbeitszeiten in einem Projektreport nachträglich zu verändern. Gehen Sie bitte zunächst vor wie in Projektreport einsehen beschrieben, um die Projektreportansicht zu erhalten. Klicken sie auf editieren um die gewünschte Arbeitszeit anzupassen. Danach können Sie die Tätigkeit und die Menge editieren.

Um die Änderungen zu speichern klicken Sie auf speichern. Mit einem Klick auf abbrechen verwerfen Sie nicht gespeicherte Änderungen und stellen den vorherigen Zustand wieder her.

HINWEIS: Das Ändern der Arbeitszeiten verändert die Arbeitszeiten nur lokal, d.h. die Änderung ist nur innerhalb des Projektreports wirksam. Die passenden Arbeitszeiten in der Zeiterfassung bleiben davon unberührt. Sobald dem Projektreport eine Rechnung zugeordnet ist, die den Status "neu" verlassen hat, dürfen die Arbeitszeiten nicht mehr verändert werden.

Arbeitszeiten im Projektreport löschen

Zudem besteht die Möglichkeit Arbeitszeiten in einem Projektreport nachträglich zu löschen. Gehen Sie bitte zunächst vor wie in Projektreport einsehen beschrieben, um die Projektreportansicht zu erhalten. Klicken sie auf löschen um die gewünschte Arbeitszeit zu löschen.

HINWEIS: Das Löschen der Arbeitszeiten verändert die Arbeitszeiten nur lokal, d.h. die Änderung ist nur innerhalb des Projektreports wirksam. Die passenden Arbeitszeiten in der Zeiterfassung bleiben davon unberührt. Sobald dem Projektreport eine Rechnung zugeordnet ist, die den Status "neu" verlassen hat, dürfen die Arbeitszeiten nicht mehr gelöscht werden.

Gesamtrechnung zum Projektreport erstellen

Um eine Gesamtrechnung zum Projektreport zu erstellen, gehen Sie zunächst vor wie in Projektreport einsehen beschrieben, um die Ansicht eines Projektreports zu erhalten. In der darauf folgenden Ansicht klicken Sie auf den dafür vorgesehenen Link und Sie werden automatisch zur Eingabemaske der Rechnung weitergeleitet. Dort tragen Sie bitte Ihre Daten ein und bestätigen den Vorgang mittels speichern. Ihren Vorgang brechen Sie über abbrechen ab. Im Erfolgsfall gelangen Sie direkt auf die Ansichtsseite der Rechnung.

HINWEIS: Unterhalb der Rechnungsdaten werden Ihnen die Positionen aus dem Auftrag bzw. dem Projektreport angezeigt. Diese können an dieser Stelle nicht verändert werden. Zusätzlich werden Ihnen die Auftragspositionen, die keine Zeitkonto-Verknüpfung haben, aufgelistet. Diese können Sie verändern und zur Rechnung hinzufügen oder entfernen.

Projektreport als Pdf erstellen

Zum Erstellen eines Projektreports als Pdf gehen Sie bitte zunächst vor wie in Projektreport einsehen beschrieben. In der darauf folgenden Ansicht werden Ihnen unterhalb der Positionen die zugehörigen erzeugten Projektreportdokumente angezeigt. Falls noch keine Dokumente erzeugt wurden, können Sie die Erzeugung mit einem Klick auf PDF erstellen anstoßen. Es werden zwei PDF-Dateien erzeugt, welche die Daten aus dem Projektreport enthalten. Der Projektreport für den Druck auf Normalpapier enthält dabei alle Stilelemente wie z.B. das Firmenlogo. Der Projektreport zum Druck auf Firmenpapier enthält nur die Elemente, welche nicht bereits auf dem Firmenpapier vorgedruckt sind.

Bitte beachten Sie, dass Sie das Symbol zum Erstellen eines Projektreports als Pdf nur bekommen, sofern es Positionen dazu gibt. Solange der Projektreport noch nicht versendet wurde, können beliebig viele Projektreportdokumente von ein und demselben Projektreport erstellt werden. Beachten Sie, dass nach Änderungen am Projektreport bzw. dem Auftrag die PDF Generierung neu angestoßen werden muss, damit die Änderungen wirksam werden. Gleiches Verhalten gilt, wenn Sie beispielsweise eine der Adressen, die bei einem Unternehmen hinterlegt werden können, verändern.

Projektreport herunterladen

Sie können die erzeugten Projektreportdokumente jederzeit herunterladen. Gehen Sie dafür zunächst vor wie in Projektreport einsehen beschrieben, um die Ansicht eines Projektreports zu erhalten. In der darauf folgenden Seite werden Ihnen unterhalb der Positionen die zugehörigen Projektreportdokumente angezeigt. Dort finden Sie einen Link, über diesen können Sie den Download-Vorgang anstoßen.

Zum Auftrag wechseln

Bei Bedarf können Sie jederzeit zum zugehörigen Auftrag wechseln. Gehen Sie zunächst vor wie in Projektreport einsehen beschrieben, um die Ansicht eines Projektreports zu erhalten. In der darauf folgenden Ansicht klicken Sie bitte auf den Link "Zum Auftrag" und Sie gelangen automatisch zur Ansicht des Auftrags.

Zur Rechnung wechseln

Bei Bedarf können Sie jederzeit zur zugehörigen Rechnung wechseln. Gehen Sie zunächst vor wie in Projektreport einsehen beschrieben, um die Ansicht eines Projektreports zu erhalten. In der darauf folgenden Ansicht klicken Sie bitte auf den Link "Zur Rechnung" und Sie gelangen automatisch zur Ansicht der Rechnung.

Status

Jeder Projektreport kann folgende Status haben:

• neu
• unterzeichnet
• abgelehnt
• versendet

Beim Anlegen eines Projektreports wird der Status automatisch auf "neu" gesetzt.

Status ändern

Sie können jederzeit den Status eines Projektreports ändern. Wählen Sie dazu den entsprechenden Projektreport aus und ändern die vorgegebene Selektion durch einen anderen Wert ab. Im Erfolgsfall wird Ihnen eine Meldung angzeigt.