Zeitverwaltung

Die Zeitverwaltung unterteilt sich in folgende Module:

Arbeitszeitmodelle
Zeiterfassung
Stempeluhr
Stundenabrechnung
- Stundenabrechnung aufgeschlüsselt nach Abteilung
- Stundenabrechnung aufgeschlüsselt nach Mitarbeiter

Arbeitszeitmodelle

Nicht alle Ihrer Mitarbeiter im Unternehmen haben dasselbe Arbeitszeitmodell. Mit dieser Anwendung können Sie für jeden Ihrer Mitarbeiter eigene, spezifische Arbeitszeitmodelle pflegen. Die einzelnen Arbeitszeitmodelle werden alphabetisch in Form einer Tabelle dargestellt. Über die Benutzerverwaltung können Sie Ihren Mitarbeitern Arbeitszeitmodelle zuordnen. Das Arbeitszeitmodell fließt bei den Soll-Stunden in der Zeiterfassung ein und wird bei der Urlaubs- und Gleitzeitberechnung berücksichtigt.

Arten von Arbeitszeitmodellen

CheroKey unterscheidet im Wesentlichen die beiden folgenden Arbeitszeitmodelle:

• regulär
• irregulär

Ein reguläres Modell liegt vor, wenn an den Tagen, die keine Nullstunden haben, jeweils gleich viele Stunden gearbeitet wird.

Wenn an den Tagen, die keine Nullstunden haben, nicht jeweils gleich viele Stunden gearbeitet wird, liegt ein irreguläres Arbeitszeitmodell vor.

Beispiele:

Typ	Mo	Di	Mi	Do	Fr	Sa	So
regulär	8h	8h	8h	8h	8h	0h	0h
irregulär	8h	7h	4h	2h	0h	0h	0h

Arbeitszeitmodell anlegen

Um ein Arbeitszeitmodell anzulegen klicken Sie bitte auf Hinzufügen rechts oben im Tabellenkopf. Sie erhalten eine editierbare Tabellenzeile in der Sie entsprechend den Namen sowie die Stunden eintragen. Sie müssen nicht zwingend Stunden für jeden Tag eingeben, der Name ist jedoch verpflichtend. Ihr Vorgehen bestätigen Sie mit einem Klick auf speichern .

Arbeitszeitmodell editieren

Zum Editieren eines Arbeitszeitmodells müssen Sie Ihren Mauszeiger über das Ende der entsprechenden Zeile bewegen. Daraufhin erhalten Sie zwei Symbole - klicken Sie bitte auf den . Die selektierte Zeile wird editierbar und Sie können Ihre Daten verändern. Bestätigen Sie Ihren Vorgang mit Speichern oder brechen ihn über Abbrechen ab. Im Fall einer Änderung wird automatisch geprüft, ob dem geänderten Arbeitszeitmodell Mitarbeiter zugeordnet sind. Ist dies der Fall, wird der Resturlaub der betroffenen Mitarbeiter automatisch angepasst.

Arbeitszeitmodell löschen

Zum Löschen eines Arbeitszeitmodells gehen Sie bitte ähnlich vor wie zum Bearbeiten eines Modells, mit dem Unterschied, dass Sie auf den klicken. Im Erfolgsfall verschwindet der Eintrag in der Tabelle.

Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ermöglicht ein schnelles Eintragen bzw. Erfassen Ihrer Arbeitszeiten.

Allgemeiner Aufbau des Stundenzettels

Der Stundenzettel lässt sich grob in zwei Bereiche - Kopfbereich und Liste - unterteilen. Der Kopfbereich enthält in erster Linie Kontrollelemente für die Monatsnavigation und den Mitarbeiterwechsel.

Darunter befinden sich im linken Bereich interessante Mitarbeiterdaten, wie Resturlaub, Gesamt-Gleitzeit, etc.. Sofern ein normales Gleitzeitmodell vorliegt, summiert sich die Gesamt-Gleitzeit über mehrere Monate hinweg aus den einzelnen Monats-Gleitzeitbeträgen (Summe in der Übersicht) auf. Bei Gleitzeit innerhalb des Monats wird die Gesamt-Gleitzeit zu Beginn eines jeden Monats genullt. Bitte beachten Sie, dass die hier genannten Werte für Resturlaub und Gleitzeit den Werten aus der Benutzerverwaltung entsprechen.

Im rechten Bereich finden Sie einige Funktionselemente vor. Sie können dort beispielsweise den Stundenzettel sperren/entsperren bzw. als CSV-Datei exportieren.

Unterhalb des Kopfbereiches befindet sich eine Art Liste, die so viele Elemente beinhaltet, wie der Monat Tage hat. Dabei entspricht jeder Tag einem Listenelement.

Nachfolgendes Diagramm verdeutlicht den Aufbau des Stundenzettels.

Aufbau Stundenzettel

HINWEIS: Mit jeder Veränderung in der Liste, sei es über das Hinzufügen, Ändern, Löschen einer Arbeitszeit bzw. einer Verbuchung auf Konten oder einer Abwesenheit, werden viele Werte und Summen automatisch angepasst. Alle vorkommenden Zeiten werden im Zeitformat HH:MM (Stunden:Minuten) angezeigt.

Allgemeiner Aufbau eines Arbeitstages

Ein Arbeitstag lässt sich ebenfalls in zwei Bereiche teilen. Im oberen Bereich wird die Arbeitszeit definiert und darunter erfolgt eine Liste von Verbuchungen. Die Funktionselemente befinden sich beide Mal auf der rechten Seite. Im linken Bereich hingegen wird der Tag inklusive Wochentag in Form einer Kachel angezeigt.

Nachfolgendes Diagramm zeigt den Aufbau eines Arbeitstages.

Aufbau Arbeitstag

Wenn Sie für einen Tag noch keine Arbeitszeit eingetragen haben, sehen Sie den Link "Eintragen" als Funktionselement. Haben Sie bereits eine Arbeitszeit notiert, sehen Sie den Link "Funktionen". Klicken Sie auf "Funktionen", um weitere Funktionselemente zum Bearbeiten, Löschen und Verbuchen einer Arbeitszeit bzw. einer Verbuchung zu erhalten.

Anzeigezeitraum

Der Anzeigezeitraum für den Stundenzettel beträgt immer einen Monat, standardmäßig wird der aktuelle Monat angezeigt. Sie haben jederzeit die Möglichkeit diesen zu wechseln. Dafür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können den Monat entweder über die folgenden Symbole vorheriger Monat nächster Monat wechseln oder über das Auswahlmenü, indem Sie auf direkt neben dem Monat klicken. Anschließend öffnet sich eine Liste, die alle Monate enthält. Mit Klick auf einen Monat wird der entsprechende Stundenzettel dafür geladen.

Arbeitszeit eintragen

Ihre Arbeitszeit tragen Sie ein, indem Sie auf "Eintragen" für den gewünschten Tag klicken. Daraufhin erhalten Sie ein Formular, in das Sie Ihre Start- und Endzeit sowie die Pause eintragen können. Bestätigen Sie die Speicherung Ihrer Daten über einen Klick auf "Speichern" oder brechen Ihren Vorgang mittels "Abbrechen" ab. Im Erfolgsfall werden automatisch die Ist- und Gleitzeit-Stunden ermittelt und entsprechend dargestellt. Des Weiteren wird Ihnen der Link zum Eintragen nicht mehr angezeigt. Stattdessen erhalten Sie Funktionslinks zum Bearbeiten, Löschen oder Verbuchen einer Arbeitszeit.

Beachten Sie bitte, dass Sie Einträge nur bis zum aktuellen Tag vornehmen können, Einträge in die Zukunft sind nicht möglich. Aus diesem Grund sehen Sie den Link zum Eintragen nur bis zum heutigen Tag.

CheroKey unterstützt folgende verschiedene Eingabeformate für Zeiten:

• Pause (beispielhaft an einer halben Stunde): 30, 030, 0030, 00:30
• Start- und Endzeit (am Beispiel von 07-16 Uhr): 7, 07, 0700, 07:00, 16, 1600, 16:00

Bei der Pause wird sowohl die Zahl 100 als auch die Zahl 60 als eine Stunde (01:00) Pause interpretiert.

Arbeitszeiten können auch über eine Tagesgrenze hinaus angegeben werden (z.B. von 22:00 bis 02:00 Uhr).

Arbeitszeit editieren

Zum Editieren einer Arbeitszeit müssen Sie zunächst am Ende des gewünschten Tages auf den Link "Funktionen" klicken. Es erscheinen daraufhin weitere Funktionselemente. Klicken Sie dort auf "Bearbeiten", um das Formular mit vorbelegten Werten zu erhalten. Ändern Sie Ihre Werte ab und bestätigen diese mit "Speichern" oder brechen Ihren Vorgang mit Klick auf "Abbrechen" ab.

Arbeitszeit löschen

Zum Löschen einer Arbeitszeit gehen Sie zunächst vor wie in Arbeitszeit editieren beschrieben. Sie stoßen den Löschvorgang an, indem Sie bei den Funtkionselementen auf "Löschen" klicken. Nach dem erfolgreichen Löschen enthält der Tag keine Arbeitszeit mehr und Sie erhalten den Funktionslink zum Eintragen einer neuen Arbeitszeit.

Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Arbeitszeit löschen, zu der Sie Stunden auf Projekte verbucht haben, werden die verbuchten Stunden ebenfalls mitgelöscht.

Arbeitszeit erfassen an Tagen, die eine Abwesenheit haben

Generell kann an jedem Tag eine Zeit erfasst werden, egal ob diesem eine Abwesenheit zugrunde liegt oder nicht. Letztendlich unterscheidet sich das Verhalten je nach Typ der Abwesenheit. Hierfür lassen sich mehrere Typen zusammen fassen, sodass sich drei Kategorien ergeben, die unterschieden werden müssen.

Kategorie	Abwesenheiten	Auswirkung
1	Feiertag, Wochenende, regulärer Urlaub, Gleitzeit-Urlaub, Mutterschutz, Elternzeit, Sonderurlaub	Bei diesen Abwesenheiten beträgt die Soll-Arbeitszeit 00:00 Stunden. D.h. alles was Sie an diesen Tagen arbeiten wird Ihnen auf Ihr Gleitzeitkonto gut geschrieben.
2	halber Urlaubstag, Sonderurlaub halbtags, Berufsschule	Bei diesen Abwesenheiten haben Sie, abhängig vom zugrunde liegenden Arbeitszeitmodell, eine gewisse Soll-Arbeitszeit vorgegeben. Überschreiten Sie diese Zeit, wird Ihnen der Übertrag auf Ihr Gleitzeitkonto gut geschrieben. Falls Sie die vorgegebene Soll-Zeit unterschreiten, wird die Differenz vom Gleitzeitkonto abgezogen.
3	Krankheitstag	An einem Krankheitstag haben Sie eine Soll-Arbeitszeit von 00:00 Stunden. Sollten Sie an solch einem Tag arbeiten, werden die Ist-Stunden nach Eingabe der Arbeitszeit, automatisch berechnet, Ihnen wird jedoch keine Gleitzeit gutgeschrieben. Falls Sie vormittags für ein paar Stunden im Büro anwesend waren, gegen Mittag aufgrund von Unwohlsein nach Hause sind, beträgt die Soll- gleich der Ist-Arbeitszeit. Diese Verhalten gilt allerdings nur, wenn Sie vor dem nach Hause gehen Ihre Arbeitszeit noch eingetragen haben.

Automatisches Verbuchen der verfügbaren Arbeitszeit auf ein ausgewähltes Konto

Das automatische Verbuchen der verfügbaren Arbeitszeit soll die manuelle Eingabe von Daten in den Stundenzettel einfacher gestalten. In beiden Fällen erfolgt die automatische Verbuchung auf ein zuvor ausgewähltes Konto bestehend aus Projekt und Zeitkonto bzw. Buchungs- und Kostenstelle. Bitte beachten Sie, dass die automatische Verbuchung nur erfolgen kann, wenn Arbeitszeiten vorhanden. Eine automatische Verbuchung ist nicht möglich, wenn der Stundenzettel gesperrt ist oder Sie bereits über die Stempeluhr gestempelt haben.

Automatisches Verbuchen der monatlich verfügbaren Arbeitszeit (Monatsbuchung)

Um die monatlich zur Verfügung stehende Arbeitszeit vollständig auf ein Konto zu verbuchen, klicken Sie bitte im Kopfbereich des Stundenzettels auf den Link "Monatsbuchung". Sie erhalten ein Formular mit einer Auswahlliste, die Ihre aktiven Verknüpfungen beinhaltet. Wählen Sie eine Verknüpfung aus und klicken auf "vollständig verbuchen". Daraufhin werden automatisch Einträge für das gewählte Konto und für den gewählten Monat erstellt. Die Einträge beinhalten lediglich die verbuchten Stunden und können bei Bedarf jederzeit verändert bzw. gelöscht werden. Die verbuchten Stunden werden dabei automatisch unter Berücksichtigung gegebenfalls weiterer Buchungen entsprechend ermittelt.

Erscheinen keine Einträge in der Auswahlliste, kann das daran liegen, dass die Konten nicht aktiv sind oder Sie diesen nicht zugeordnet sind. Wenden Sie sich bitte in beiden Fällen an Ihren Vorgesetzten.

Automatisches Verbuchen der täglich verfügbaren Arbeitszeit

Um die täglich zur Verfügung stehende Arbeitszeit auf ein Konto zu verbuchen, gehen Sie bitte zunächst vor wie in Arbeitszeit editieren beschrieben. Klicken Sie bei den Funktionselementen auf "Verbuchen", um das Formular für die Verbuchung zu erhalten. Wählen Sie dort eine Verknüpfung aus und klicken auf den Link "vollständig verbuchen", um die verfügbare Arbeitszeit des gewählten Tages vollständig auf das gewählte Konto zu verbuchen. Sie brauchen an dieser Stelle keine Zeit eintragen, da diese automatisch unter Berücksichtigung gegenfalls weiterer Buchungen berechnet wird. Bei Bedarf können Notizen eingetragen werden. Im Erfolgsfall erhalten Sie für den gewünschten Tag und das gewählte Konto einen Eintrag in der Liste der Verbuchungen.

Auch hier gilt: Erscheinen keine Einträge in der Auswahlliste, kann es daran liegen, dass die Konten nicht aktiv sind oder Sie diesen nicht zugeordnet sind. Wenden Sie sich bitte in beiden Fällen an Ihren Vorgesetzten.

Automatisches Zurücksetzen der Gleitzeit zum Monatswechsel

Bei Mitarbeitern die Gleitzeit im Monat haben, wird zum Beginn eines jeden Monats die Gesamt-Gleitzeit genullt.

Aufsummierung der Soll-, Ist- & Gleitzeitstunden sowie der verbuchten Stunden (Übersicht)

Es werden für jeden Monat die Soll-, Ist- und Gleitzeitstunden sowie die einzelnen Projektstunden aufsummiert. Klicken Sie hierfür im rechten Kopfbereich des Stundenzettels auf den Link "Übersicht". Von der Übersicht kommen Sie jederzeit über Link "zurück" wieder zurück zum Stundenzettel. Hier stehen Ihnen ebenfalls die Kontrollelemente für den Monatswechsel zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass dies nur die Monatssummen sind.

Berücksichtigung der Abwesenheiten

Die verschiedenen Abwesenheiten werden, je nach Typ, unterschiedlich im Stundenzettel berücksichtigt. Welche Auswirkungen die einzelnen Abwesenheiten haben, finden Sie hier erläutert. Alle Änderungen an der Gleitzeit und dem Urlaub werden im Stundenzettel rechnerisch berücksichtigt, unabhängig vom zugrundeliegenden Gleitzeitmodell.

Berücksichtigung des Arbeitszeitmodells

Jeder Mitarbeiter bekommt über die Benutzerverwaltung ein Arbeitszeitmodell zugewiesen. Dies kann entweder regulär oder irregulär sein. Unabhängig vom Typ werden nach dem Eintragen einer Arbeitszeit die Soll-Stunden angezeigt. Sofern Sie ein reguläres Arbeitszeitmodell haben, wird Ihnen der Resturlaub in Form von Tagen im Kopfbereich dargestellt. Bei einem irregulären Arbeitszeitmodell hingegen wird der Resturlaub im Stundenformat angezeigt. In beiden Fällen wird der Resturlaub automatisch neu berechnet, sobald sich das Arbeitszeitmodell ändert.

Ihr Arbeitszeitmodell wird Ihnen bei den Mitarbeiterdaten im Kopfbereich des Stundenzettels aufgelistet.

Hinweise bei Missachtung des Arbeitsschutzgesetzes

Eine Missachtung des Arbeitsschutzgesetzes wird durch folgendes Warnung Symbol gekennzeichnet.

Folgende Missachtungen werden mit dem Hinweis versehen:

• Missachtung der gesetzlichen Pausenregelung
• Missachtung der Arbeitszeitregelung

Das Symbol hinter der Pause zeigt an, dass die gesetzliche Pausenregelung missachtet wurde. Eine Missachtung der Pausenregelung liegt vor, wenn Ihre Mitarbeiter nach sechs Stunden Arbeit nicht mindestens eine halbe Stunde Pause und nach 9 Stunden nicht mindestens eine dreiviertel Stunde Pause gemacht haben. Sie müssen die Pausen nicht zwingend am Stück nehmen, sondern können diese auch aufteilen. Beachten Sie jedoch, dass im Falle einer Pausenaufteilung eine Missachtung der Pausenregelung ebenfalls vorliegt, wenn beispielsweise bei einer halben Stunde Pause nicht 2x15 Minuten Pause gemacht wurde. D.h. bei einer Pausenaufteilung müssen mindestens 15 Minuten am Stück Pause genommen werden.

Das Warnsymbol hinter den Ist-Stunden hingegen gibt an, dass die maximale Arbeitszeit von 10 Stunden nicht eingehalten wurde.

Kennzeichnung der Abwesenheiten

Im Stundenzettel werden die verschiedenen Abwesenheiten mit unterschiedlichen Farbtönen gekennzeichnet. Des Weiteren wird bei den Abwesenheiten vom Typ Urlaub die verschiedenen Status in Form von Symbolen innerhalb der Tageskachel angezeigt. Eine Legende dazu finden Sie unterhalb der Liste. Folgende Farbtöne werden in CheroKey durchgängig für die Abwesenheiten verwendet.

Legende

Mitarbeiterselektion

In der Regel sehen Sie Ihren eigenen Stundenzettel. Sie können sich die Stundenzettel Ihrer Mitarbeiter ansehen. Klicken Sie hierfür auf neben dem Mitarbeitername und Sie erhalten eine alphabetische Liste Ihrer Mitarbeiter. Sie wechseln die Ansicht, indem Sie auf einen der Namen klicken.

Stempelzeitenübersicht

Diese Möglichkeit steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Ihre Arbeitszeit über die Stempeluhr erfasst wurde. In diesem Fall sehen Sie für den entsprechenden Tag am Ende der Zeile folgendes Symbol gestempelt . Neben dem Symbol finden Sie einen Link, welcher Sie zur Stempelzeitenübersicht für den gewünschten Tag weiterleitet. Dort werden Ihnen die Stempelzeiten in Form einer interaktiven Tabelle aufgelistet.

Stundenzettel als CSV-Datei herunterladen

Über den Link "CSV-Export" kann der aktuelle Stundenzettel als CSV-Datei (Comma-separated Values) heruntergeladen und mit einer Tabellenkalkulationssoftware Ihrer Wahl geöffnet werden.

Stundenzettel entsperren/sperren

Das Sperren von Stundenzetteln dient zum Fixieren der Arbeitszeiten eines Mitarbeiters für einen bestimmten Monat. Ein Mitarbeiter kann dann keine Arbeitszeiten oder verbuchte Stunden nachträglich verändern. Dies ist hilfreich bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen, Statistiken, Projektreporte und Rechnungen, da dadurch nachträglich keine Arbeitszeiten bzw. verbuchte Stunden verfälscht werden können.

Grundsätzlich sind Stundenzettel immer entsperrt. Ein gesperrter Stundenzettel kann auch wieder entsperrt werden, falls Daten noch nachträglich verändert werden müssen.

Bei den Mitarbeiterdaten im linken Kopfbereich sehen Sie, ob Ihr Stundenzettel gesperrt ist oder nicht.

Stundenzettel entsperren

Über das entsperren Symbol wird der Stundenzettel für den aktuellen Monat entsperrt. In einem entsperrten Stundenzettel können Arbeitszeiten und verbuchte Stunden wie gewohnt verändert werden.

Stundenzettel sperren

Über das sperren Symbol wird der Stundenzettel für den aktuellen Monat gesperrt. In einem gesperrten Stundenzettel können keine Arbeitszeiten bzw. verbuchte Stunden verändert werden. Damit dies wieder möglich ist muss der Stundenzettel entsperrt werden.

Verbuchen der Arbeitszeit auf Konten

Sie können Ihre Arbeitszeit auf einzelne Konten, denen Sie zugeordnet sind, verbuchen. Gehen Sie hierfür zunächst vor wie in Arbeitszeit editieren beschrieben. Klicken Sie bei den Funktionselementen auf "Verbuchen", um das Formular zu erhalten. Tragen Sie dort bitte Ihre Zeit und ggf. ein Kommentar ein und wählen eine Verknüpfung aus der Auswahlliste aus. Bestätigen Sie Ihren Vorgang mit "Speichern" oder brechen ihn über "Abbrechen" ab.

Beachten Sie bitte, dass die Dauer der einzelnen Buchungen in Summe nicht mehr sein darf, als die Ist-Stunden für diesen Tag. Falls Sie dennoch die Ist-Stunden überschreiten, werden Sie von CheroKey mit einer Meldung darauf hingewiesen. In diesem Fall bleiben Sie im Formular, da Sie Ihre aktuelle Buchung mit der angegebenen Dauer nicht speichern können. Sie können entweder die Dauer von Ihrer aktuellen Buchung verringern oder den Vorgang abbrechen und bei einer anderen Buchung die Dauer verringern, indem Sie die Buchung editieren.

Verbuchung editieren

Zum Editieren einer verbuchten Zeit gehen Sie zunächst vor wie in Arbeitszeit editieren beschrieben. Klicken Sie dort auf "Bearbeiten" am Ende der gewünschten Verbuchung, um das Formular zu erhalten. Nehmen Sie Ihre Änderungswünsche vor und bestätigen die Änderung oder brechen den Vorgang ab.

Verbuchung löschen

Um die Buchung zu löschen gehen Sie bitte vor wie in verbuchte Arbeitszeit editieren beschrieben. Klicken Sie bei den Funktionselementen auf "Löschen" am Ende der gewünschten Verbuchung, um den Löschvorgang anzustoßen.

Vollautomatisierte Urlaubs- und Gleitzeitberechnung

CheroKey unterstützt eine vollautomatisierte Urlaubs- und Gleitzeitberechnung. Die verschiedenen Urlaube sowie deren Status werden sowohl rechnerisch als auch farblich im Stundenzettel berücksichtigt. Welche Auswirkungen dies im Stundenzettel haben kann, finden Sie hier beschrieben. Mehr Informationen zur Urlaubs- und Gleitzeitberechnung an sich finden Sie im entsprechenden Kapitel Urlaubsverwaltung.

Stempeluhr

Über eine einfache digitale Stempeluhr ist eine effiziente Zeiterfassung möglich. Die einzelnen Stempelzeiten für einen Tag werden automatisch zu einer Arbeitszeit zusammengetragen und für den entsprechenden Tag in der Zeiterfassung erfasst. Dazu wird vom ersten Stempeleintrag die Startzeit als Beginn und vom letzen Stempeleintrag die Endzeit als Ende der Arbeitszeit genommen. Die Gesamt-Pause errechnet sich aus den einzelnen Pausen zwischen den Stempeleinträgen.

Aufbau

Die Stempeluhr lässt sich in drei Bereiche unterteilen. Der Kopfbereich umfasst Kontrollelemente für den Tageswechsel, den Mitarbeitername sowie einige Informationen zum Arbeitstag (Soll-, Ist-Std, Gleitzeit und Pause). In der Mitte befindet sich die eigentliche Stempeluhr. Im linken Bereich starten Sie die Stempeluhr, indem Sie eine Aufgabe starten. Rechts dagegen starten Sie die Uhr mit einem Klick auf die gewünschte Verknüpfung. Unterhalb der Uhr befindet sich eine interaktive Tabelle, die die Stempelzeiten für den gewählten Tag sowie die dazwischenliegenden Pausen auflistet und somit eine Übersicht bietet.