Projektverwaltung

HINWEIS: Standardmäßig wird CheroKey mit der Namenskonvention Projekt und Zeitkonto ausgeliefert. Es existiert jedoch eine weitere Konvention - hierfür gilt folgendes:

• Ein Projekt entspricht einer Buchungsstelle
• Ein Zeitkonto entspricht einer Kostenstelle

Generell wird in der Hilfe die Standard Namenskonvention verwendet.

Die Projektverwaltung unterteilt sich in folgende Anwendungen:

Projekte Manager

Hiermit können Sie Ihre Projekte und die dazugehörigen Zeitkonten verwalten. Ihnen stehen hier zwei Ansichten zur Verfügung, die in beiden Fällen in Form einer Tabelle dargestellt werden:

• Projektübersicht
• Zeitkontoübersicht

Standardmäßig wird Ihnen die Ansicht für Projekte angezeigt. Sie können jederzeit die Ansicht wechseln, indem Sie im Kopfbereich auf den entsprechenden Link klicken. In beiden Fällen können Sie innerhalb der Tabelle jede einzelne Spalte sortieren und nach Projekten bzw. Zeitkonten suchen.

Abgeschlossene Projekte

Abgeschlossene Projekte werden Ihnen in einer seperaten Ansicht ebenfalls in Form einer Tabelle aufgeführt. Klicken Sie hierfür auf 'Abgeschlossene Projekte'. Es besteht die Möglichkeit nach Projekten zu suchen, wie in Projekt suchen beschrieben. Über den Link 'Projekte' kommen Sie jederzeit zurück zur Startseite.

Controlling

Der Controlling-Bereich bietet einen Soll-Ist-Vergleich bzgl. Stunden und Kosten an. Darüber hinaus werden die Einnahmen berechnet und der Ertrag ermittelt. Wie sich die einzelnen Werte berechnen lassen, entnehmen Sie bitte nachfolgendem Bild.

Controlling

CheroKey berechnet die Werte für Sie vollautomatisch. Die Berechnung erfolgt im Hintergrund, da diese einiges an Zeit erfordert. Sie können währenddessen CheroKey uneingeschränkt nutzen. Die Berechnung stoßen Sie mit 'Daten berechnen' an. Unterhalb des Links wird Ihnen zu jeder Zeit der Status angezeigt. Sollte bei Ihnen in der Spalte für die Kosten irgendwo der Wert '0 EUR' auftauchen, kann dies durchaus daran liegen, dass Sie für die jeweiligen Mitarbeiter noch keine Stundensätze hinterlegt haben bzw. noch keine Stunden auf das Projekt verbucht wurden.

Mitarbeiter einer Verknüpfung zuweisen

Sie können einer Verknüpfung beliebig viele Mitarbeiter zuweisen. Für die Mitarbeiterzuordnung müssen Sie zunächst auf die Projektansicht wechseln, wie hier beschrieben. Dort können Sie im Bereich der Verknüpfungen auf Hinzufügen im Tabellenkopf klicken, um eine neue Verknüpfung anzulegen oder Sie verwenden den Link 'Details anzeigen', um eine vorhandene Verknüpfung zu bearbeiten. In beiden Fällen sehen Sie auf der nächsten Seite eine Tabelle für die Mitarbeiterzuordnung. Im Fall, dass Sie eine Verknüpfung neu anlegen, sehen Sie eine Formularzeile. Sofern Sie den Details einsehen Link verwendet haben, müssen Sie noch den Link 'Verknüpfung bearbeiten' betätigen, um eine vorhandene Verknüpfung zu bearbeiten. Im sich öffnenden Formular kann es durchaus sein, dass Sie in der Tabelle unterhalb der Formularzeile schon Einträge vorfinden. Tragen Sie den Name des Mitarbeiters in das dafür vorgesehene Feld ein. Sobald Sie damit beginnen, werden Ihnen automatisch mögliche Namen passend zu Ihrem Anfangsbuchstaben vorgeschlagen. Sie können dort noch weitere Attribute definieren. Um einen Mitarbeiter zuzuordnnen, klicken Sie am Zeilenende bitte auf Speichern. Im Erfolgsfall erscheint ein neuer Eintrag in der Tabelle. Über die Formularzeile können Sie beliebig viele Mitarbeiter zuweisen. Zum Aufheben einer Zuordnung verwenden Sie den Löschen am Ende der Tabellenzeile.

HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die Speicherung der Mitarbeiterzuordnung und der Verknüpfungsdaten erst mit einem Klick auf Speichern oben im Formularkopf wirksam werden. Mit Klick auf Abbrechen gehen Ihre Daten verloren und Sie gelangen zurück.

Mitarbeiterzuordnung ändern

Die Zuordnung von Mitarbeitern zu Verknüpfungen kann selbstverständlich jederzeit geändert werden. Hierfür müssen Sie die gewünschte Verknüpfung bearbeiten, wie hier beschrieben. Eine Änderung der Zuordnung ist möglich, indem Sie entweder neue Mitarbeiter zuweisen oder bestehende Mitarbeiter entfernen.

Auch hier gilt: Ohne Speicherung des Formulars werden die Änderungen nicht wirksam.

Mitarbeiterzuordnung aufheben

Sie können jederzeit die Zuordnung von Mitarbeitern zu Verknüpfungen aufheben. Dafür müssen Sie die gewünschte Verknüpfung bearbeiten, wie hier beschrieben, um die zugeordneten Mitarbeiter aus der Tabelle über Zuordnung aufheben zu nehmen.

Auch hier gilt: Ohne Speicherung des Formulars werden die Aufhebungen nicht wirksam.

Projekt abschließen

Projekte können bei Bedarf jederzeit abgeschlossen werden. Um ein Projekt abschließen zu können, müssen Sie zunächst auf die Ansicht des Projekts gehen, wie hier beschrieben. Dort klicken Sie auf den Link "Projekt abschließen". Abgeschlossene Projekte werden Ihnen in einer seperaten Ansicht angezeigt. Sie können diese weder bearbeiten noch löschen - jedoch aktivieren.

Für abgeschlossene Projekte sind folgende Funktionen nicht mehr möglich:

• Kontierung der Arbeitszeit
• Verbuchung von Fahrten
• Verknüpfungen anlegen/editieren inklusive Mitarbeiterzuordnung
• Zuordnung von Aufträgen

Projekt aktivieren

Sie können Projekte wieder aktivieren. Dazu müssen Sie auf "Abgeschlossene Projekte" klicken. Sie gelangen auf eine weitere Seite, die die abgeschlossenen Projekte in Form einer Tabelle auflistet. Bewegen Sie Ihren Mauszeiger über die Einträge hinweg, bis Sie am Ende der Zeile ein Symbol sehen. Klicken Sie auf anzeigen, um die Ansicht des abgeschlossenen Projekts zu erhalten. Klicken Sie dort auf den Link "Projekt aktivieren", um das Projekt zu aktivieren. Danach erhalten Sie die gewohnte Projektansicht mit den herkömmlichen Funktionen.

Projekt anlegen

Um ein neues Projekt anzulegen, klicken Sie bitte auf anlegen rechts oben im Tabellenkopf. Anschließend erscheint eine Eingabemaske und Sie können Ihre Daten eintragen. Die Namen der Projektleiter werden Ihnen automatisch mit dem Beginn der ersten Buchstaben vervollständigt, sofern vorhanden.

Mit einem Klick auf speichern werden die Daten gespeichert. Ihren Vorgang brechen Sie mittels abbrechen ab.

Projekt editieren

Um ein Projekt editieren zu können, müssen Sie zunächst auf die Ansicht des Projektes gehen. Wie Sie zur Ansicht kommen, finden Sie hier beschrieben. Klicken Sie in der Ansicht auf den dafür vorgesehenen Link, um die Editieransicht zu erhalten. Tragen Sie dort Ihre Änderungswünsche ein.

Um die Änderungen zu speichern klicken Sie auf speichern. Mit einem Klick auf abbrechen verwerfen Sie nicht gespeicherte Änderungen und stellen den vorherigen Zustand wieder her.

Projekt einsehen

Entweder Sie klicken direkt auf die gewünschte Zeile oder Sie bewegen Ihren Mauszeiger über die Tabelleneinträge hinweg, bis Sie am Ende der Zeile folgendes Symbol anzeigen sehen. Im letzteren Fall klicken Sie darauf, um die Ansicht des Projektes zu erhalten.

Im oberen Bereich der sich öffnenden Seite sehen Sie die allgemeinen Daten zum Projekt. Darunter befinden sich die Verknüpfungen. Diese werden ebenfalls in Form einer Tabelle dargestellt. Auch hier können Sie jede einzelne Spalte sortieren. Pro Verknüpfung werden Ihnen sowohl die bisher erbrachten Stunden (vordere Zahl) als auch die geschätzten Stunden (hintere Zahl) angezeigt. Des Weiteren sehen Sie, wie viele Mitarbeiter der Verknüpfung zugeordnet sind. Hierbei werden nur die aktiven Mitarbeiter berücksichtigt. Über anlegen rechts oben im Tabellenkopf können neue Verknüpfungen angelegt werden. Mehr dazu erfahren Sie hier. Zur Ansicht gelangen Sie indem Sie auf den Link 'Details einsehen' klicken. Mehr dazu können Sie hier nachlesen.

Unterhalb der Verknüpfungen werden die dazugehörigen Aufträge, sofern vorhanden, in Form einer Tabelle aufgeführt. Diese können Sie nur einsehen, sofern Sie das ERP-System nutzen. Über den Link 'Details anzeigen' am Zeilenende gelangen Sie zur Auftragsansicht.

Projekt löschen

Zum Löschen eines Projekts gehen Sie zunächst vor wie in Projekt einsehen beschrieben. Klicken Sie auf 'Projekt löschen', um den Löschvorgang anzustoßen. Im Erfolgsfall verschwindet das Projekt aus der Tabelle.

HINWEIS: Projekte können nur gelöscht werden, solange keine Arbeitszeiten darauf verbucht sind und das Projekt keinem Auftrag zugeordnet ist. Es erscheint eine sprechende Hinweismeldung, falls Sie dennoch versuchen, solch ein Projekt zu löschen.

Projekt suchen

Sie können nach Projekten suchen. Geben Sie hierfür einen Suchbegriff in das dafür vorgesehene Feld ein. Während Ihrer Eingabe erhalten Sie als Ergebnis alle Einträge, die dem Suchbegriff entsprechen.

Sofern keine passenden Suchergebnisse gefunden werden können, wird Ihnen eine leere Tabelle mit entsprechendem Hinweis angezeigt. Ihre Suchergebnisse heben Sie auf, indem Sie den eingegebenen Text wieder aus dem Textfeld löschen. Somit werden Ihnen wieder alle Projekte angezeigt.

Projektübersicht

Die Projektübersicht sehen Sie standardmäßig. Sie stellt den Ausgangspunkt für die meisten Funktionen dar. Darüber können Sie die Pflege von Projekten und deren Verknüpfungen vornehmen. Es besteht die Möglichkeit nach Projekten zu suchen und die einzelnen Spalten zu sortieren.

Status

Sie können sowohl Ihren Projekten als auch Ihren Verknüpfungen einen Status vergeben. Mögliche Status sind:

• Aktiv
• Inaktiv
• Beendet

Beachten Sie, dass Arbeitszeiten nur auf aktive Verknüpfungen kontiert werden können. Des Weiteren bekommen Sie nur aktive Projekte in der Fahrtenverwaltung und bei den Aufträgen zur Auswahl angezeigt.

Status vergeben

Den Status können Sie beim Anlegen eines Projektes oder einer Verknüpfung festlegen, indem Sie aus der dafür vorgesehenen Auswahlliste einen Wert auswählen. Standardmäßig ist der Status auf aktiv gesetzt.

HINWEIS: Beim Anlegen eines Projektes können Sie nur zwischen aktiv oder inaktiv auswählen. Der Status beendet wird automatisch gesetzt, wenn Sie ein Projekt abschließen.

Status ändern

Den Status können Sie beim Bearbeiten eines Projektes oder einer Verknüpfung ändern, indem Sie die vorgegebene Selektion durch einen anderen Wert ändern.

HINWEIS: Beim Editeren eines Projektes können Sie nur zwischen aktiv oder inaktiv auswählen. Der Status beendet wird automatisch gesetzt, wenn Sie ein Projekt abschließen.

Stundensätze und Skill-Level

Bei den Mitarbeiterzuordnungen können Angaben zum Stundensatz und Skill-Level gemacht werden. Bei den Stundensätzen für Mitarbeiter muss zwischen den Folgenden unterschieden werden:

• Interner Stundensatz
• Externer Stundensatz

Der interne Stundensatz (Kostensatz) setzt sich aus Gehalt, Infrastruktur und Organisatorischem zusammen. Der Kostensatz ist auf ein Jahr festgelegt und ist für jedes Projekt gleich. Dieser bildet die Grundlage für die Soll- & Ist-Kostenberechnung und wird über die Benutzerverwaltung angegeben.

Der externe Stundensatz (Stundensatz) hingegen ist der Stundensatz, der dem Kunden in Rechnung gestellt wird und für jedes Projekt unterschiedlich sein kann. Er bildet die Berechnungsgrundlage für Angebote und Rechnungen und kann bei der Mitarbeiterzuordnung angegeben werden.

Beide Sätze werden in € angegeben.

Das Skill-Level ist als Qualifikationsprofil zu verstehen, es soll quasi den Grad der Kenntnisse eines Mitarbeiters angeben.

Verknüpfungen

Die Zuordnung von einem Zeitkonto zu einem Projekt und ggf. die Zuordnung von Mitarbeitern dazu ist als eine Verknüpfung zu verstehen. Die Verwaltung von solchen Verknüpfungen kann nur über die Projektansicht erfolgen.

Verknüpfung anlegen

Sie müssen zunächst auf die Verknüpfungsansicht wechseln, wie hier beschrieben, um eine Verknüpfung anzulegen. Dort klicken Sie auf Hinzufügen rechts oben im Kopf der Verknüpfungstabelle. Daraufhin werden Sie auf eine neue Seite weitergeleitet. Dort können Sie dem bereits selektierten Projekt ein Zeitkonto über eine Auswahlliste zuordnen.

Sie finden dort auch eine Tabelle vor, um Mitarbeiter zuzuordnen. Tragen Sie die gewünschten Daten in die Formularzeile ein und fügen Sie den Mitarbeiter über Speichern am Zeilenende der Verknüpfung hinzu. Diesen Vorgang können Sie beliebig oft wiederholen. Zum Aufheben einer Zuordnung verwenden Sie den Löschen am Ende der Tabellenzeile.

Zum Speichern der Verknüpfung klicken Sie auf Speichern oben im Formularkopf. Falls Sie den Vorgang abbrechen möchten, klicken Sie auf Abbrechen.

Verknüpfung editieren

Zum Editieren einer Verknüpfung müssen Sie zunächst auf die Verknüpfungsansicht wechseln. Klicken Sie in der Ansicht auf den dafür vorgesehenen Link, um die Editieransicht zu erhalten. Tragen Sie dort Ihre Änderungswünsche ein und nehmen ggf. Mitarbeiterzuordnungen vor.

Um die Änderungen zu speichern klicken Sie auf speichern. Mit einem Klick auf abbrechen verwerfen Sie nicht gespeicherte Änderungen und stellen den vorherigen Zustand wieder her.

Verknüpfung einsehen

Sie müssen zunächst auf die Projektansicht wechseln, wie hier beschrieben. Dort finden Sie eine Tabelle, welche die zugehörigen Verknüpfungen auflistet. Innerhalb der Tabelle kann jede einzelne Spalte sortiert werden. Klicken Sie hierfür einfach auf den gewünschten Spaltenkopf. Pro Verknüpfung werden Ihnen sowohl die bisher erbrachten Stunden (vordere Zahl) als auch die geschätzten Stunden (hintere Zahl) angezeigt. Des Weiteren sehen Sie, wie viele Mitarbeiter der Verknüpfung zugeordnet sind. Hierbei werden alle Mitarbeiter berücksichtigt. Zuerst wird die Anzahl der aktiven Mitarbeiter aufgelistet und dahinter in Klammern stehend die Anzahl der inaktiven. Mit Klick auf Mitarbeiter werden Ihnen alle zugehörigen Mitarbeiter alphabetisch sortiert aufgelistet. Inaktive Mitarbeiter werden in der Liste ausgegraut gekennzeichnet.

Zusätzlich sehen Sie oberhalb der Tabelle, wie viele aktive, inaktive oder beendete Verknüpfungen Sie haben.

Verknüpfung löschen

Zum Löschen einer Verknüpfung gehen Sie zunächst vor wie in Verknüpfung einsehen beschrieben. Klicken Sie auf 'Verknüpfung löschen', um den Löschvorgang anzustoßen. Im Erfolgsfall verschwindet die Verknüpfung aus der Tabelle.

HINWEIS: Beachten Sie, dass Verknüpfungen nur gelöscht werden können, solange keine Zeiten Ihrer Mitarbeiter darauf verbucht und diese keinem Auftrag zugeordnet sind. Es erscheint eine sprechende Hinweismeldung, falls Sie dennoch versuchen, solch eine Verknüpfung zu löschen.

Zeitkonto anlegen

Ein Zeitkonto legen Sie an indem Sie auf anlegen rechts oben im Tabellenkopf klicken. Anschließend erscheint eine leere Tabellenzeile und Sie können Ihre Daten eintragen. Die Speicherung der Daten bestätigen Sie mit speichern. Mit Klick auf abbrechen brechen Sie Ihren Vorgang ab.

Zeitkonto editieren

Zum Editieren eines Zeitkontos klicken Sie auf editieren am Zeilenende der gewünschten Stelle. Die selektierte Zeile wird editierbar und Sie können Ihre Änderungswünsche vornehmen. Sie können den Vorgang mit speichern bestätigen oder jederzeit über abbrechen abbrechen.

Zeitkonto löschen

Zum Löschen eines Zeitkontos klicken Sie auf Löschen am gewünschten Zeilenende.

HINWEIS: Zeitkonten können nur gelöscht werden, solange keine Arbeitszeiten darauf verbucht und diese keinem Auftrag zugeordnet sind. Sollten Sie dennoch ein solches Zeitkonto löschen wollen, erscheint eine Hinweismeldung und das Zeitkonto bleibt in der Liste bestehen. Im Erfolgsfall verschwindet es aus der Liste.

Zeitkontoübersicht

Zur Zeitkontoübersicht gelangen Sie indem Sie auf den Link 'Zeitkontoübersicht' klicken. Die Zeitkonten werden Ihnen in Form einer Tabelle aufgeführt. Auf dieser Seite können Sie die Pflege von Zeitkonten vornehmen.

HINWEIS: Die nachfolgenden Funktionen setzen voraus, dass Sie sich auf der Zeitkontoübersicht befinden.

Zuweisung von geschätztem Arbeitsaufwand auf Zeitkonten Tomahawk

Sie können für Zeitkonten einen geschätzten Arbeitsaufwand hinterlegen. Dieser Wert wird in Stunden angegeben und kann beim Anlegen oder Bearbeiten zugewiesen werden. Die geschätzten Aufwände können Sie nur in der Projektansicht einsehen. Pro Verknüpfung werden Ihnen sowohl die bisher erbrachten Stunden (vordere Zahl) als auch die geschätzten Stunden (hintere Zahl) angezeigt.

Statistik Manager

Die Statistik-App bietet die Möglichkeit, Auswertungen über verbuchte Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auf Projekte und Zeitkonten zu erstellen.

Ihnen stehen für eine Anfrage vier verschiedene Auswahlmöglichkeiten sowie mehrere Zeiträume zur Verfügung. Für eine Anfrage wählen Sie bitte zunächst Ihre Filtereinstellungen aus und klicken dann auf Anfrage damit diese ausgeführt wird. Während die Anfrage bearbeitet wird erscheint ein Ladebalken, der am Ende durch das Ergebnis der Anfrage ersetzt wird.

Das Ergebnis der Anfrage kann wahlweise als Diagramm Diagramm oder als Tabelle Tabelle angezeigt werden. Die Tabellenansicht ist standardmäßig und für alle Anfragen vorhanden. Die Diagrammansicht hingegen steht nur bei einer Anfrage für "Alle Projekte" oder "Ein Projekt mit allen Zeitkonten" zur Verfügung.

Abfragezeitraum

Sie können zunächst zwischen folgenden Einstellungen für den Zeitraum wählen:

• Vordefiniert
• Benutzerdefiniert

Beim vordefinierten Zeitraum ist das Jahr ein Pflichtfeld. Das Quartal und der Monat können zusätzlich ausgewählt werden, um dem Zeitraum zu verfeinern. Bitte beachten Sie, dass entweder ein Monat oder ein Quartal ausgewählt werden kann. Beide Optionen gleichzeitig sind nicht möglich. Sowohl für den Monat als auch für das Quartal steht Ihnen eine Auswahlliste zur Verfügung.

Beim benutzerdefinierten Zeitraum hingegen können Sie eine beliebige Zeitspanne wählen. Klicken Sie dazu einfach in die beiden Felder und wählen Ihr Datum aus.

Standardmäßig ist der vordefinierte Zeitraum ausgewählt. Sie können dieses Verhalten ändern, indem Sie den benutzerdefinierten Zeitraum mit einem Klick darauf aktivieren.

Abfragemöglichkeiten

Zusätzlich zum Zeitraum stellt Ihnen die Statistik vier Abfragemöglichkeiten zur Verfügung:

• Alle Projekte
• Ein Projekt mit allen Zeitkonten
• Ein Projekt mit allen Mitarbeitern
• Ein Projekt mit einem Zeitkonto

Nachfolgend werden die einzelnen Filtermöglichkeiten erläutert. Beachten Sie, dass in allen vier Fällen jeweils ein Zeitraum zuvor ausgewählt sein muss. Die Ergebnisse werden jeweils für den zuvor selektierten Zeitraum aufgelistet.

HINWEIS: Die Diagrammansicht steht Ihnen nur in den ersten beiden Fällen zur Verfügung.

Alle Projekte

Wählen Sie hierfür im Feld Projekt "Alle Projekte" aus.

Das Resultat listet alle Projekte mit den geschätzten Stunden und den tatsächlich verbuchten Stunden Ihrer Mitarbeiter auf.

Ein Projekt mit allen Zeitkonten

Wählen Sie im Feld Projekt ein spezielles Projekt und im Feld Zeitkonto "Alle Zeitkonten" aus.

Das Resultat listet alle Zeitkonten im Projekt mit den geschätzten Stunden und den tatsächlich verbuchten Stunden Ihrer Mitarbeiter auf.

Ein Projekt mit allen Mitarbeitern

Wählen Sie im Feld Projekt ein spezielles Projekt und im Feld Zeitkonto "Alle Zeitkonten" aus. Zusätzlich setzten Sie bei "Mitarbeiter" einen Haken.

Das Resultat listet alle Zeitkonten im Projekt mit den geschätzten Stunden auf. Zu jedem Zeitkonto werden Ihre Mitarbeiter mit ihren tatsächlich verbuchten Stunden angezeigt.

Ein Projekt mit einem Zeitkonto

Wählen Sie sowohl im Feld Projekt als auch im Feld Zeitkonto einen speziellen Eintrag aus.

Das Resultat listet all Ihre Mitarbeiter, die diesem Zeitkonto zugewiesen sind, mit den tatsächlich verbuchten Stunden auf.